この記事では以下のようなことで悩んでいる方のための内容となっています。
・何度か提案をしているが、いつも他社に負けて受注できない。でも何が悪いか分からない。
・提案まで時間がないので、効率的に提案活動を進めたい。
欧米では提案活動についての「プロポーザルマネジメント」という方法論が確立されれおり、グローバルスタンダード化されつつあります。
この記事では、アメリカを拠点とするNPO法人APMP（Association of Proposal Management Professionals）が定義したプロポーザルマネジメントのメソッドをベースに記載している以下の書籍を参考にしています。
ちなみに私もAPMP日本支部の会員となっています。
本メソッドは組織としての提案力の強化の内容となっていますが、個人での提案でも執筆のテクニックなどは参考になると思います。
提案依頼を受けてからの進め方
顧客から提案依頼書（RFP）を受領してからの進め方は以下となります。
・執筆の説明（キックオフミーティング）
・執筆する
・レビュー
提案書作成計画をつくる
それなりの規模の商談の提案をする場合は、いきなり提案書を作成するのではなく、まずは提案書作成計画（プロポーザルマネジメントプラン）を作成します。
これは、提案にかかわる全てのメンバーが共通認識を持つことで、提案書の品質向上、作業の効率化、手戻りの削減を図るために実施します。
具体的には以下の内容を計画します。
・スケジュール
・章立て
・ページ毎に書く内容
役割分担
まずは提案を中心になって行う「プロポーザルマネージャー」を決めます。
プロポーザルマネージャーは提案書作成の責任者になります。
提案書作成の進捗管理やレビュー日程調整もプロポーザルマネージャーが行います。
その他の役割としては以下があります。
提案の規模によって、一人が兼任することもあります。
◆営業
顧客と最も接点があるため、顧客の課題やニーズを伝えてもらう。
◆セクションオーナー
章単位に提案書の内容に責任を持つ。複数の章を兼任することが多い。
◆執筆者
章単位に提案書を執筆する。
◆技術支援
執筆者に対して、技術的なサポートを行う。
◆見積りオーナー
見積りの内容に責任を持つ。
◆見積り作成者
見積りを行う。通常、アプリ開発、インフラ構築、SW/HW製品の見積りはそれぞれ別の担当となる。
スケジュール
ここでは、提案書作成完了までのスケジュールを作成します。
標準的なスケジュールのステップは、以下となります。
・キックオフミーティング
・提案書の執筆（章単位）
・提案書のレビュー・指摘修正（章単位）
・提案書の統合
・提案書のレビュー・指摘修正
・提案書提出
・プレゼンテーション準備（あれば）
・プレゼンテーション（あれば）
章立て
基本的にはRFPの目次を参考に章立てを決めていきます。
RFPにて、提案書の目次を指定されている場合もあるので、その場合は指示にしたがって作成しましょう。
RFPの目次もなく、指定もない場合は、以下のサイトを参考にしてみてください。
ページ毎に書く内容
章立てが決まったら、次に各ページ毎に何を書くか決めます。
ここではRFPで求められている回答が漏れなく書かれるように計画します。
また、各ページで何を伝えるのか、ねらいは何かを明確にします。
提案書の執筆者がミスリードしないように、なるべく具体的に決めましょう。
執筆の説明（キックオフミーティング）
ここから実際に提案書作成計画を実行に移す段階に入ります。
提案書作成計画の役割分担にでてくる登場人物をすべて集めて、提案書作成計画を説明して、関係者で情報を共有します。
具体的には、提案のポイント、体制、スケジュール、執筆における注意事項などを説明します。
進捗の管理、提案書の更新方法、コミュニケーションの仕方など細かい内容も決めます。
疑問などがある場合は、この場で全て解消しておきましょう。
執筆する
いよいよ提案書の執筆となります。
事前に決めた「ページ毎に書く内容」に則って執筆します。
執筆におけるポイントは以下の４つです。
・要求条件適合一覧表を作成する
・顧客目線で書く
・フォーマットのテンプレートを作成する
「FABE」分析を活用する
FABE（ファブ）分析とは、Feature（特徴）、Advantage（優位性）、Benefit（利益）、Evidence（証拠）の頭文字をとったもので、提案のコンセプトや訴求方法の分析に使えるフレームワークです。
システム提案でいうと、以下のようになります。
◆Feature（特徴）
サービスや製品の仕様。
◆Advantage（優位性）
他社に比べて優位な点。アピールポイント。
◆Benefit（利益）
顧客にどのような利点があるのか。コスト削減、課題解決など。
◆Evidence（証拠）
上記３つの証拠となるデータ。導入実績など。
要求条件適合一覧表を作成する
要求条件適合一覧表は、RFPで求められている要求が満たされているかを一覧形式でチェックできる内容になっています。
それぞれの要求に対して、適合性、実現方法、提案書の記載箇所などを記載します。
社内レビュー時のチェック項目としても利用できるし、提案書を評価する顧客側も一目で要求事項を満たしているかを確認できます。
顧客目線で書く
SEが書く提案書は、自社のサービスや製品の良さをアピールしがちですが、顧客からすると押し売りされているような気がします。
重要なのは顧客目線になっているかで、顧客の課題や要求がどのように解決されるのか、顧客にとってどのような利益があるのかを表現する必要があります。
この観点がない提案書は、いくら良いサービスや製品を提案しても、顧客の心はつかめません。
フォーマットのテンプレートを作成する
複数人で提案書を作成する場合、フォーマットを決めておかないと、フォント・色・デザインなどがバラバラとなり、統合したときに様式を合わせるのに非常に手間がかかります。
そうならないために、執筆前にドキュメントのフォーマットやガイドラインを作成します。
パワーポイントの場合は、コーポレートカラーなどでのいくつかのパターンのテンプレートを事前に作成しておきましょう。
無料で提供されているテンプレートも、ネットで多数ヒットするので、探してみてはいかがでしょうか。
レビュー
提案書の執筆が終わったら、スケジュールで計画したタイミング、レビューアーにてレビューをしましょう。
主なレビュー観点としては以下があげられます。
・求められている回答に漏れはないか
・顧客目線になっているか
・サービスや製品の効果が表現できているか
・根拠（数値）を示して、説得力のある内容になっているか
・全体を通して、効果的な提案の流れになっているか
・図表や画像を使用した、シンプルで分かりやすい内容になっているか
・フォーマットは統一されているか
同じ方向を向いたメンバーでは気づかなかった、全く違った観点の指摘をもらえることもあります。
さらに勝率を上げるには
さらに提案の勝率を上げたいのであればでは、RFPをもらう前の活動も重要になります。
顧客がRFPを出すきっかけの提案を事前にすることで、提案活動を非常に有利にすすめることが可能です。
いわゆるシステム企画のフェーズを顧客と一緒に実施するイメージです。
自社の強みある領域へ誘導することもできますし、顧客の課題やニーズを把握することで様々な提案ネタを入手することができます。
この活動でのポイントは以下の４つになります。
・キーパーソンのホットボタン（真に求めるもの）を把握する
・評価基準を把握する
・自社の強みを生かせる分野で勝負する（誘導する）
最後に
提案書の内容を効果的に書くのは重要ですが、それをより効果的にするには、顧客の情報やニーズを日々収集・把握しておくことと、顧客のキーパーソンと良好な関係を築くことだと思います。
これは営業の日々の努力になりますね。
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